Как CarPlace помог компании L’ORÉAL повысить эффективность использования арендованных мест в бизнес центре

Управление корпоративным автопарком порой выходит за рамки стандартных задач fleet- менеджмента.

Если под служебные автомобили арендуются парковочные места в бизнес-центре, то актуальным становится контроль за их эффективным использованием.

На сегодняшний день одним из активных пользователей облачной системы CarPlace является компания L’ORÉAL с корпоративным автопарком более 400 автомобилей.

Центральный офис L’ORÉAL находится в деловом центре «Голутвинская слобода», где установлена комплексная система по управления паркингом CarPlace (подробно о процессе внедрении и полученных результатах в статье: Автоматизация системы пропусков на парковку загруженного бизнес-центра).

L’ORÉAL арендует у бизнес-центра более 150 парковочных мест, которыми пользуются как гости, так и сотрудники, поэтому ротация автомобилей, которым необходимо обеспечить доступ на парковку, очень динамичная.

До установки CarPlace сотрудники L’ORÉAL, которым было необходимо обеспечить постоянный доступ в паркинг, заезжали по бесконтактным картам.

Так как число парковочных мест, арендованных L’ORÉAL, меньше числа сотрудников, которые могут ими воспользоваться, fleet-менеджеру необходимо гибко и быстро перераспределять парковочный фонд между сотрудниками: кто-то ушел в отпуск, кто-то уволился или наоборот устроился на работу.

Заводить каждый раз новые карты доступа и или корректировать записи в базе для старых — задача практически невыполнимая на таком объеме. Поэтому карты раздавали «с запасом», чтобы fleet-менеджер сам распределял их по сотрудникам.

Но у такого решения есть ощутимые недостатки:

1. Неконтролируемое использование карт.

Из-за того, что сотрудники зачастую менялись картами, невозможно было точно понять какой автомобиль сейчас в паркинге. Как итог, fleet-менеджер не мог сформировать достоверные отчеты и провести анализ загрузки мест, чтобы понять насколько эффективно используется парковка и отследить злоупотребления.

2. Отсутствие данных о полной загрузке парковочного фонда арендатора.

Невозможно заранее предупредить или не пустить сотрудника на парковку, если места заняты. Нет гарантий того, что сотрудник, заехавший в паркинг, найдет свободное место из списка доступных для его компании. Если все места заняты, приходится выезжать из паркинга и тратить время на поиск места на уличной парковке. Но бывают ситуации, когда сотрудники, торопясь на работу, оставляют автомобили на месте чужого арендатора, что вызывает недовольство и дальнейшие разбирательства.

Бумажные списки на пропуск гостей

До модернизации паркинга организация гостевых пропусков выглядела следующим образом:

Но в реальности на этом этапе случались различные форс-мажоры: номер могли найти не с первого раза, в номере была ошибка, устаревший список пропусков (т.к. гость или сотрудник приехал раньше, чем список обновился у охраны). Начинались звонки по цепочке вверх для уточнений.

В итоге автомобиль стоит перед шлагбаумом более 5−10 минут. В час пик за ним скапливается очередь из машин, которые не могут попасть в паркинг. Они блокируют улицу с односторонним движением и наступает коллапс.

Данные ситуации создают неудобства и для гостя, и для fleet-менеджера. Помимо этого, гости, как и сотрудники, не застрахованы от отсутствия свободных мест на парковке, ведь у fleet-менеджера нет функционала контроля занятости мест на парковки и гарантировать места для автомобилей, заехавших по гостевым пропускам не представляется возможным.

После внедрения решения CarPlace компании — арендаторы стали полноценными пользователями автоматизированной системы пропусков на парковку.

Fleet-менеджер L’ORÉAL получил доступ в личный кабинет CarPlace для Арендатора, который содержит удобный интерфейс и обширный функционал по управлению постоянными и гостевыми пропусками на парковку, контролю загрузки мест и аналитике.

Для оформления постоянного пропуска необходимо добавить сотрудника, автомобиль c гос. номером, указать время действия пропуска и машино-место. Пропуск мгновенно попадает в облачную систему.

Доступ в паркинг теперь осуществляется с помощью камер с распознаванием гос. номера автомобиля. Время проезда одной машины составляет от 3 до 7 секунд, в зависимости от скорости движения. Если номер не распознался (например, из-за сильного загрязнении) — на цифровое табло, расположенным при въезде в паркинг, выводится соответствующая информация.

При формировании гостевого пропуска администратор паркинга или компания-арендатор может отправить цифровой пропуск гостю по смс или электронной почте.

Цифровой пропуск представляет из себя страницу, которая открывается в любом браузере мобильного телефона.

Контент страницы содержит в себе информацию о сроке действия пропуска, адресе паркинга и телефон поддержки. Сам проезд осуществляется либо через распознавание номерных знаков автомобиля, либо с помощью управления шлагбаумом непосредственно из интерфейса цифрового пропуска.

У охраны есть возможность считать номер визуально, найти за пару секунд соответствующий пропуск по номеру авто (достаточно ввести 3 цифры) в специальном личном кабинете CarPlace для охраны. Если на машину с соответствующем номером оформлен пропуск, то охранник пропускает машину по кнопке «открыть шлагбаум». Таким образом, экономится огромное количество времени на поиск номера по огромному бумажному списку, плюс система связывает открытие с конкретным пропуском, что позволяет четко сохранить аналитику посещения.

Доступ по бесконтактным картам был также интегрирован в систему CarPlace как дополнительное средство идентификации. При этом работа с картами стала принципиально удобнее. Программировать карты доступа и перераспределять их между сотрудниками fleet-менеджеру может теперь самостоятельно используя функционал личного кабинета CarPlace. Правда, стоит заметить, что от использования карт сотрудники почти отказались. Зачем прикладывать карту и вести их учет, если можно проехать без остановки по распознаванию номера?

Функционал личного кабинета CarPlace для Арендатора позволяет формировать отчеты и проводить онлайн мониторинг посещаемости паркинга своими сотрудниками. Теперь можно определить какие сотрудники неэффективно используют машино-места или наоборот вовремя обнаружить дефицит парковки.


Fleet-менеджеру для выполнения своих рабочих задач требуется отчетность, которую раньше можно было получить только от администрации бизнес-центра, в силу того, выгрузка нужных данных из системы СКУД требовала личного участия управляющего паркингом. Естественно на сбор этой информации уходило много времени, отчеты могли быть не полными или уже не актуальными.

С личным кабинетом «Умный паркинг" CarPlace fleet-менеджер может самостоятельно, в любой момент времени, из любого удобного устройства проводить анализ использования арендованных мест, строить визуальные отчеты в интерфейсе или выгружать цифры в различных форматах.

В системе доступно более 8 визуальных отчетов, включая:

• График загруженности машино-мест в режиме онлайн
• Отчет посещаемости паркинга с детализацией по интервалу времени и дням недели
• Индивидуальный отчет посещаемости паркинга конкретным служебным автомобилем или конкретным водителем

И др.

Автоматизация пропусков и интеграция камер распознавания значительно повысили скорость и удобство проезда для сотрудников и гостей. А fleet-менеджер L’ORÉAL теперь ежедневно экономит минимум 2 часа времени на выполнение всего спектра задач по оптимизации использования парковки.